On rappelle que, à compter du 1er janvier 2018, les assujettis à la TVA seront tenus d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé c’est-à-dire satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Quelles sont les caisses visées par le dispositif ?
-Les systèmes de caisse autonomes souvent dénommés «caisses enregistreuses» : ils ont la capacité d’enregistrer des données de règlement mais ils n’ont pas la capacité d’être paramétrés pour avoir un fonctionnement en communication avec d’autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d’encaissement
-Les systèmes de caisse reliés à un système informatisé : Capables d’enregistrer, de sécuriser et d’archiver les données d’encaissement en temps réel directement dans le système
-Les logiciels d’encaissement installés sur un ordinateur(en réseau ou non)
Tout logiciel comportant une fonctionnalité de caisse est soumis à l’obligation de certification. Pour les logiciels multifonctions, seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement sont concernées. Une balance comptoir poids-prix est concernée par l’obligation si elle comporte une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement.
Le dispositif ne concerne que les opérations avec des clients non assujettis à la TVA (ventes aux particuliers), quel que soit le mode de règlement qu’ils choisissent.
Par conséquent, les entreprises concernées devront être en mesure de justifier dès le 1er janvier 2018 de la conformité des matériels utilisés en produisant un certificat ou une attestation de l’éditeur, lequel est la dernière personne ayant modifié une version majeure du logiciel. Ces conditions doivent permettre à l’administration fiscale de contrôler les données enregistrées. Le logiciel ou le système doit donc prévoir un accès de l’administration fiscale à l’ensemble des données enregistrées.
Pour être conformes, les systèmes de caisse doivent prévoir une clôture journalière, mensuelle et annuelle. Les données peuvent être archivées selon une périodicité choisie qui est au maximum annuelle ou par exercice.
En cas de contrôle, l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.